Ziel:

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Besprechung in Lotus Notes eintragen. Gestaltungsrichtlinie für Kalendereintrag Besuch: Thema: BE: Name/Firma - Betreff, Ort: Ort. Raum und Medienressourcen reservieren.	Lotus-Notes-Kalender Subprozess "Raumreservierung" Subprozess "Medienressourcen reservieren"	MA	-	-
2.	RWTH-Gästeparkausweise reservieren.	Subprozess RWTH-Gästeparkausweise	MA	-	-
3.	Hinweisschilder bestellen.	Subprozess "Hinweisschilder"	MA	-	TB
4.	Tagesordnung vorbereiten und Teilnehmende einladen. Wenn notwendig, Anfahrtsskizzen zustellen.	Vorlage Brief E-Mail Anfahrtsskizzen	MA	-	Tn
5.	Hotel reservieren. Die angegebene Hotelliste ist nur für den internen Gebrauch gedacht. Die Hotels reagieren allergisch, wenn Externe mit unseren Buchungscodes oder Preisen hantieren. Also: Wir buchen für unsere Gäste. Andernfalls dürfen nur die Adressen der Hotels weitergegeben werden.	Hotels mit RWTH-Rahmenvertrag	MA	-	-
6.	Ev. Fahrdienst bestellen, um Besuch zu transportieren.	Subprozess "Fahrdienst"	MA	-	Fd
7.	Bewirtung bestellen.	Subprozess "Bewirtung"	MA	-	-
8.	Präsentationsmaterial besorgen. WZL-Broschüren sind (bei neuem Besuch) in ausreichender Anzahl vorzuhalten. Die Broschüren sind bei Herrn Rütten (Presse- und Öffentlichkeitsarbeit) erhältlich. Bitte rechtzeitig ordern.	Subprozess "Public Relations"	MA	Rt	-
9.	Vortragsmaterial bereitlegen.	Zeigestock, Tageslichtprojektor, Folien, Folienstifte, Filzschreiber, Flipchart etc.	MA	-	-
10.	Besprechungsraum vorbereiten: Namensschilder für die Tische, überflüssiges Mobiliar raus, Technik überprüfen, Stromversorgung zu Projektionsgeräten herstellen, Projektion auf Schärfe prüfen, Batterien prüfen, sich mit der Bedienung aller technischen Geräte vertraut machen.		MA	-	-
11.	Protokoll schreiben und versenden.	Protokoll	MA	-	Tn
12.	Über Besuch berichten.	Subprozess "Aktennotiz"	MA	-	GL/OI/Prof
13.	Bewirtung abrechnen: Neben Kaffee und Keksen vom Catering/Casino sind Ort und Zweck der Bewirtung (hier reicht: "Besuch der Fa. XY am WZL"), Teilnehmende (Name und Firma) sowie die Kosten einzutragen. Erstattung der Bewirtungskosten per Überweisung. Bitte beachten: keine Erstattung von Trinkgeld, Verhältnis von Externen (Gäste) und Internen (Angestellte der RWTH): mindestens 2:1.	Formular Angaben zu Bewirtungsaufwendungen in der Buchhaltung (Frau Lafarre-Promper)	MA	-	Buh

Legende:

Anmerkungen, Links und Kommentare:

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):  Nadja Poniatowski