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Ziel:

Briefe werden von den Assistentinnen und Assistenten entworfen und nur durch das Sekretariat versandt.

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Brief entwerfen Auf Formulierung achten. Briefe werden von Prof oder OI unterschrieben. Der OI unterschreibt "Im Auftrag" vom Prof. und formuliert deshalb nicht in der "Ich"-Form, sondern im anonymen "Wir"-Stil.	Brief	Assi	-	-
2.	Datei speichern und Manuskript weiterleiten wzl4all/wzl/sekretariate/Briefe/ Lehrstuhl/Kürzel	Datei und Manuskript	Assi	-	OI
3.	Manuskript in Ordnung?	Manuskript	OI	-	-
4.	Manuskript korrigieren Kleine Änderungen führt das Vorzimmer durch; große, inhaltliche Änderungen werden von den Erstellenden gemacht.	Manuskript	OI	-	VZ, Assi
5.	Manuskript abzeichnen und weiterleiten Der OI entscheidet, wer den Brief unterschreibt (OI oder Professor). Die Assistentinnen und Assistenten sind nicht unterschriftsberechtigt..	Manuskript	GL/OI	-	Vz
6.	Brief ausdrucken.	Brief	Vz	-	-
7.	Brief unterschreiben lassen.	Brief	Vz	-	OI / Prof
8.	Brief kopieren und ablegen.	Brief	Vz	-	-
9.	Brief verschicken und Kopie an Assistent/in.	Brief und Kopie	Vz	-	Assi

Legende:

V=verantwortlich, M=mitwirkend, I=zu informieren
MA=verantwortlicher Mitarbeiter, Prof=Professor, OI=Oberingenieur, GL=Gruppenleiter, Assi=Assistent, "-" =keine Zuordnung
Vz=Vorzimmer

Anmerkungen, Links und Kommentare:

Unterschriftenregelung

Oberingenieur: Alltagsprojektarbeiten, Protokolle, Anforderungen von Angeboten, tagtägliche Kommunikation, Schriftstücke mit finanziellem Inhalt oder strategischer Ausrichtung (Projekte, Zusagen oder Ablehnungen), Außenwirkung (Veröffentlichungen), Personalangelegenheiten.
Professor: Kommunikation mit anderen Professoren, Verträge (Industrie- und öffentliche Projekte).

Adressen

Briefe innerhalb der TH erhalten als Anschrift statt der Angabe der Stadt den Vermerk "- hier -".
An dieser Stelle noch einmal der Hinweis, dass das WZL über die folgende Adresse erreichbar ist:
WZL der RWTH Aachen,
D-52056 Aachen.
Die Postleitzahl ist der TH als Großkunden der Post zugeordnet, eine Angabe der Straße ist daher für Briefe nicht nötig!

Sonstiges

Wird ein Brief vermisst, so wird im Vorzimmer nachgeprüft, ob dieser bereits bearbeitet wurde oder nicht. Briefe sollen nicht ein zweites Mal eingesteuert werden.

Eine kleine Hilfestellung zur Erstellung englischer Korrespondenz findet sich unter wzl4all\wzl\Sekretariate\Infos\Korrespondenz.pdf.

Briefe sollen in nächster Zeit unter GI7-Office erstellt werden.

Im Subprozess "Briefe ins Ausland" gibt es Hinweise zu diesem Thema.

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in): Nadja Poniatowski

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