Ziel:
Briefe werden von den Assistentinnen und Assistenten entworfen und nur durch das Sekretariat versandt.
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Prozessablauf:
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Prozessbeschreibung:
| Nr. | Prozessschrittbeschreibung | Unterlagen | V | M | I |
| 1. | Brief entwerfen
Auf Formulierung achten.
Briefe werden von Prof oder OI unterschrieben.
Der OI unterschreibt "Im Auftrag" vom Prof. und formuliert deshalb nicht in der "Ich"-Form, sondern im anonymen "Wir"-Stil. | Brief | Assi | - | - |
| 2. | Datei speichern und Manuskript weiterleiten
wzl4all/wzl/sekretariate/Briefe/
Lehrstuhl/Kürzel | Datei und Manuskript | Assi | - | OI |
| 3. | Manuskript in Ordnung? | Manuskript | OI | - | - |
| 4. | Manuskript korrigieren
Kleine Änderungen führt das Vorzimmer durch; große, inhaltliche Änderungen werden von den Erstellenden gemacht. | Manuskript | OI | - | VZ, Assi |
| 5. | Manuskript abzeichnen und weiterleiten
Der OI entscheidet, wer den Brief unterschreibt (OI oder Professor). Die Assistentinnen und Assistenten sind nicht unterschriftsberechtigt.. | Manuskript | GL/OI | - | Vz |
| 6. | Brief ausdrucken. | Brief | Vz | - | - |
| 7. | Brief unterschreiben lassen. | Brief | Vz | - | OI / Prof |
| 8. | Brief kopieren und ablegen. | Brief | Vz | - | - |
| 9. | Brief verschicken und Kopie an Assistent/in. | Brief und Kopie | Vz | - | Assi |
Legende:
V=verantwortlich, M=mitwirkend, I=zu informieren
MA=verantwortlicher Mitarbeiter, Prof=Professor, OI=Oberingenieur, GL=Gruppenleiter, Assi=Assistent, "-" =keine Zuordnung
Vz=Vorzimmer
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Anmerkungen, Links und Kommentare:
Unterschriftenregelung
- Oberingenieur: Alltagsprojektarbeiten, Protokolle, Anforderungen von Angeboten, tagtägliche Kommunikation, Schriftstücke mit finanziellem Inhalt oder strategischer Ausrichtung (Projekte, Zusagen oder Ablehnungen), Außenwirkung (Veröffentlichungen), Personalangelegenheiten.
- Professor: Kommunikation mit anderen Professoren, Verträge (Industrie- und öffentliche Projekte).
Adressen
- Briefe innerhalb der TH erhalten als Anschrift statt der Angabe der Stadt den Vermerk "- hier -".
- An dieser Stelle noch einmal der Hinweis, dass das WZL über die folgende Adresse erreichbar ist:
WZL der RWTH Aachen,
D-52056 Aachen.
Die Postleitzahl ist der TH als Großkunden der Post zugeordnet, eine Angabe der Straße ist daher für Briefe nicht nötig!
Sonstiges
Wird ein Brief vermisst, so wird im Vorzimmer nachgeprüft, ob dieser bereits bearbeitet wurde oder nicht. Briefe sollen nicht ein zweites Mal eingesteuert werden.
Eine kleine Hilfestellung zur Erstellung englischer Korrespondenz findet sich unter wzl4all\wzl\Sekretariate\Infos\Korrespondenz.pdf.
Briefe sollen in nächster Zeit unter GI7-Office erstellt werden.
Im Subprozess "Briefe ins Ausland" gibt es Hinweise zu diesem Thema.
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Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):
Nadja Poniatowski
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