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Ziel:

"GI7-Contacts und GI7-Office®" ist die gemeinsame (Adress-)Datenbank von WZL, WZLforum und IPT und dient der (de-)zentralen Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung der Kontaktdaten und der Korrespondenz von Partner/innen und Kundinnen/Kunden der drei Institute für deren jeweilige Zwecke. In der Datenbank enthalten sind u. a. Datensätze (d. h. "Profile") von: Kundinnen/Kunden, Lieferantinnen/Lieferanten, Industrie- und Forschungspartnerinnen/-partnern, Seminarteilnehmenden und Referierenden, Ehemaligen ("Rotes Buch"), "Tools"-Empfängerinnen/-Empfängern, Presse- und Medienkontakten, Hotels etc. Das "Rote Buch" ist zusätzlich online zu erreichen.

Neben den reinen Kontaktdaten der Firmen und Personen (d. h. Adressen, Telefon-Nr. etc.) enthalten die Datensätze ("Profile") zahlreiche weitere Informationen und Angaben. Dies sind z. B. Branchenzugehörigkeit und Interessengebiete eines Kontaktes, die Namen der/des institutsinternen Betreuenden sowie zahlreiche weitere, manuell wählbare Verteiler, die eine Kategorisierung (und spätere Recherche) der erfassten Profile nach verschiedenen Kriterien (z. B. Themengebieten, Arbeitskreisen, Projekten u. v. m.) ermöglichen.

Darüber hinaus unterstützt GI7-Contacts und GI7-Office® einen direkten Export der Versandadressen und Anreden der Kontakte in verschiedene Korrespondenzvorlagen und ermöglicht damit eine Standardisierung und Vereinfachung des gesamten Schriftverkehrs.

Voraussetzung für die Aktualität, d. h. einen hohen Nutzwert der erfassten Daten, ist, dass sämtliche Mitarbeitenden der Institute die Adressen und Profile ihrer Kontakte in GI7-Contacts und GI7-Office (ein-)pflegen, u. a. auch, weil der Schriftverkehr zukünftig überwiegend über GI7-Contacts und GI7-Office abgewickelt werden soll.

Zur Einführung in die Arbeit mit GI7-Contacts und GI7-Office werden in regelmäßigigen Abständen Schulungen für die nutzungsberechtigten Mitarbeitenden des Institutes angeboten. Darüber hinaus steht den Benutzenden eine umfangreiche Richtlinie zur Verfügung.

Subprozesse:

1. Inbetriebnahme von GI7-Contacts und GI7-Office

2. Suchen und Lesen von Dokumenten

3. Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in): Dirk Grafen

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