Ziel:

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Öffnen von Lotus Notes		MA	-	-
2.	Öffnen von GI7-Contacts und GI7-Office	Subprozess "Inbetriebnahme von GI7-Contacts und GI7-Office"	MA	-	-
3.	Abgleich der Daten mit dem aktuellen Datenbestand Vor jeder Dateneingabe in GI7-Contacts und GI7-Office muss eine Prüfung des aktuellen Datenbestandes erfolgen - und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine Ergänzung bzw. Aktualisierung bestehender Daten oder vermeintlich um eine Neueingabe handelt. Nur so können unbeabsichtigte Dubletten und andere Fehleingaben zuverlässig vermieden werden. Dazu wird untersucht, ob die jeweilige Person und/oder die zugehörige Firma bereits in der Datenbank erfasst ist/sind. Aufgrund der hierarchischen Struktur ist es erforderlich, sowohl die Existenz der betreffenden Person als auch die der zugehörigen Firma zu überprüfen.	Richtlinie GI7-Contacts und GI7-Office (13.07.04), Kapitel 2.1, insb. 2.1.1	MA	-	-
4.	Ist die gesuchte Person bereits in GI7-Contacts und GI7-Office erfasst? Die Überprüfung des Datenbestandes beginnt auf der niedrigeren Hierarchiestufe; Schritt 1 ist demnach die Suche nach der Person. Abhängig vom Ergebnis dieser Suche folgt Schritt 5 oder Schritt 12.	Richtlinie GI7-Contacts und GI7-Office (13.07.04), Kapitel 2.1.2	MA	-	-
5.	Ist die gesuchte Firma bereits in GI7-Contacts und GI7-Office erfasst? Die Überprüfung des Datenbestandes wird auf der höheren Hierarchiestufe fortgesetzt; Schritt 2 ist die Suche nach der Firma der Person.	Richtlinie GI7-Contacts und GI7-Office (13.07.04), Kapitel 2.1.2	MA	-	-
6.	Erstellen eines neuen Firmendokuments Wenn weder die gesuchte Person noch die übergeordnete Firma in der Datenbank erfasst sind, muss zunächst ein neues Firmendokument erstellt werden. Erst dann kann das untergeordnete Personendokument angelegt werden.	Richtlinie GI7-Contacts und GI7-Office (13.07.04), Kapitel 2.2.6.1 und 2.2.6.2	MA	-	-
7.	Erstellen eines neuen Personendokuments	Richtlinie GI7-Contacts und GI7-Office (13.07.04), Kapitel 2.2.6.3 und 2.2.6.4	MA	-	-
8.	Sind alle erforderlichen manuellen Verteiler verfügbar? Verteiler ermöglichen die Adresse nach Begriffen zu strukturieren. Nach diesen Verteilern lässt sich gezielt suchen.		MA	-	-
9.	Beantragung des/der manuellen Verteiler/s Verteiler können über das WZL-Helpdesk beantragt werden.		MA		help
10.	Handelt es sich um eine/n Ehemaligen (RB)? Wenn es sich bei der neu eingetragenen Person um eine/n Ehemalige/n handelt, also eine Person, deren Adressdaten zukünftig im "Roten Buch" des WZL und IPT erfasst werden sollen, so muss der Datensatz mit einem speziellen Kenner versehen werden. Dies kann nur durch Roland Lichtenthäler erfolgen.		MA	-	LI
11.	Übergabe an "Adresspflege und Wartung" - Setzen des RB-Kenners Der RB-Kenner, der die Adressen der "Ehemaligen" für die Erfassung im Roten Buch des WZL und IPT markiert, kann nur von einigen Mitarbeitenden des WZL gesetzt werden. Nach der Eintragung eines solchen Kontaktes (bzw. der Änderung der Daten nach Abschluss des Promotionsverfahrens) muss daher eine Mitteilung an das WZL erfolgen (idealerweise per E-Mail an Roland Lichtenthäler, der per Definition Betreuer dieser Kontakte ist).		MA	-	LI
12.	Ist die gesuchte Person bereits der aktuellen Firma zugeordnet? Die Überprüfung des Datenbestandes wird auf der höheren Hierarchiestufe fortgesetzt;; Schritt 2 ist die Suche nach der Firma der Person. Wurde die Person gefunden, ist zu prüfen, ob sie bereits dem richtigen Firmendokument zugeordnet ist oder ob ein Firmenwechsel vorgenommen werden muss.		MA	-	-
13.	Ist der aktuelle Arbeitgeber bereits in GI7-Contacts erfasst?		MA	-	-
14.	Erstellen eines neuen Firmendokuments (siehe Punkt 6)	Richtlinie GI7-Contacts und GI7-Office (13.07.04), Kapitel 2.2.6.1 und 2.2.6.2	MA	-	-
15.	Rechte für "Firmenwechsel" vorhanden?		MA	-	-
16.	Übergabe an "Adresspflege und Wartung" - Durchführung des Firmenwechsels		MA	-	Sek
17.	Verschieben der Person	Richtlinie GI7-Contacts und GI7-Office (13.07.04), Kapitel 2.2.8.1	ADT, Sek	MA	-
18.	Nachbearbeitung des Personendokuments	Richtlinie GI7-Contacts und GI7-Office (13.07.04), Kapitel 2.2.8.1	ADT, Sek	MA	-
19.	Überprüfung der Firmen- und Personendaten		MA	-	-
20.	Aktualisierung/Ergänzung der firmenspezifischen Daten		MA	-	-
21.	Aktualisierung/Ergänzung der personenspezifischen Daten		MA	-	-
22.	Verlangt GI7-Contacts und GI7-Office die Eingabe einer anderen Betreuerin/eines anderen Betreuers? In seltenen Fällen verlangt GI7-Contacts und GI7-Office vor dem Speichern eines geänderten Dokuments die Auswahl einer aktuellen Betreuerin/eines aktuellen Betreuers, andernfalls ist eine Speicherung der eingetragenen Änderungen nicht möglich. Dies passiert jedoch nur dann, wenn der Person noch kein/e Betreuer/in zugeordnet wurde oder die als Betreuerin/der als Betreuer eingetragene Mitarbeitende inzwischen ausgeschieden, aber noch nicht aktualisiert worden ist.		MA	-	-
23.	Übertragung an "Adresspflege und Wartung" - Eintragung einer/s neuen Betreuenden Während sich jede/r zur Nutzung von GI7-Contacts und GI7-Office berechtigte Mitarbeitende in neuen Dokumenten selbst als Betreuende/r eintragen soll, bleibt die Änderung der/s Betreuenden in bestehenden Dokumenten wenigen Personen vorbehalten. Wenn der unter Punkt 22 beschriebene Fall eintritt, sollte eine Mitteilung an das das verantwortliche Sekretariat erfolgen.		MA	-	Sek

Legende:

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):  Dirk Grafen