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Ziel:

Damit Besucher/innen die RWTH-Parkplätze benutzen können, ist es notwendig, ihnen temporäre RWTH-Gästeparkausweise zukommen zu lassen. Diese können für Besuche im Rahmen des üblichenTagesgeschäfts gemäß der folgenden Prozessbeschreibung reserviert und versendet werden.
Für Veranstaltiungen mit größeren Teilnehmerzahlen (>15) sollten Tagesausweise bei der Abt. 10.5 der zentralen Hochschulverwaltung gebucht werden.
Um der durch das CAMPUS-Projekt bedingten unübersichtlichen Parkplatzsituation im WZL-Umfeld Rechnung zu tragen, sollte mit jedem Parkausweis eine Lageskizze versandt werden.

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Neue Besprechung im eigenen Kalender anlegen.	Besprechung	MA	-	-
2.	Unter 'Ressourcen' auf 'Suchen' klicken		MA
3.	Im WZL-Benutzerverzeichnis am Standort "MWH" nach Ressourcen vom Typ "Parkausweis" suchen		MA
4.	Die gewünschte Anzahl Parkausweise (max. 10 Stück) mit einem Häckchen markieren und "OK" klicken. Falls mehr Parkausweise benötigt werden, müssen diese bei der RWTH kostenpflichtig erworben werden.		MA
5.	Besprechung speichern und damit die Einladungen und die Reservierungsanfragen versenden.		MA
6.	Die Besprechung in der Kalenderansicht mit einem Mausklick markieren.		MA	-	-
7.	Mit der Aktion 'Parkausweise Drucken' unter 'WZL' den Dialog 'Parkausweise drucken'öffnen. die Parkausweise ausdrucken und in Papierform oder als PDF an Besucher versenden		MA	-	-
8.	ggfs. zusätzlichen Text für die Parkausweise eingeben, die zu druckenden Ausweise auswählen und auf OK klicken	MS-Word Dokument	MA
9.	Das Parkausweis-Dokument In Word unter "Datei/Speichern und Senden/Als PDF Senden" per Mail oder auf Papier ausgedruckt an den Besucher senden.		MA

Legende:

V=verantwortlich, M=mitwirkend, I=zu informieren
MA=verantwortlicher Mitarbeiter, Prof=Professor, OI=Oberingenieur, GL=Gruppenleiter, Assi=Assistent, "-" =keine Zuordnung

Anmerkungen, Links und Kommentare:

Bestellte Gästeparkausweise storniert man, in dem man im eigenen Kalender die betreffende Besprechung öffnet und dann unter "Ressourcen entfernen..." den zu stornierenden Parkausweis auswählt.

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in): Claudia Kraus

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