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Ziel:

E-Mail ist das bevorzugte Medium der institutsinternen Kommunikation. Es wird erwartet, dass alle Mitarbeitenden ihre E-Mails wenigstens zweimal täglich lesen. Auch mit externen Partnerinnen/Partnern ist die Kommunikation über E-Mail sehr praktisch. In dem folgenden Prozess wird die Gestaltung einer einheitlichen Signatur beschrieben.

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist es nicht erlaubt, Mails aus Ihrem WZL-Mailaccount automatisch an externe Mailadressen weiterzuleiten. Dies gilt explizit auch für die studentischen Mitarbeiter(innen) des WZL und hat zum einen technische Gründe und ist zum anderen der Pflicht zur Vertraulickeit gegenüber den Projektpartnern des WZL geschuldet. An dieser Stelle sei auf das folgende Rundschreiben des Kanzlers der RWTH Aachen verwiesen, dessen Inhalt als verbindliche Dienstanweisung zu betrachten ist.

Beim manuellen Senden/Weiterleiten/Beantworten von E-Mails ist darauf zu achten, dass den Belangen des Datenschutzes genügt wird. Dazu gehört vor allem, dass E-Mails, die an größere Adressverteiler gesendet werden, ausschließlich über das Blindkopie-Feld (BCC) adressiert werden. So ist sichergestellt, dass kein Empfänger die Adressen der anderen Empfänger lesen kann und damit das Recht des Einzelnen auf die Kontrolle über die Weitergabe seiner personenbezogenen Daten gesichert ist. Das ist besonders beim Weiterleiten und Beantworten von Mails zu beachten! Zuwiderhandlung kann der aktuellen Rechtssprechung folgend mit Bußgeldern geahndet werden (siehe hier und hier).
Aus Gründen des Datenschutzes und der Vertraulichkeit dienstlicher Daten ist es allen Mitarbeitern untersagt,
Mails an Ihre WZL-Adressen automatisch an externe Mailkonten weiterzuleiten.

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Lotus Notes öffnen.		MA	-	-
2.	Signatur einrichten In der Mailansicht den Button "Mehr" und dann unter "Vorgaben..." den Reiter "Signatur" öffnen und eine einheitliche Signatur erstellen.	Signaturvorgaben	MA	-	-

Legende:

V=verantwortlich, M=mitwirkend, I=zu informieren
MA=verantwortlicher Mitarbeiter, Prof=Professor, OI=Oberingenieur, GL=Gruppenleiter, Assi=Assistent, "-" =keine Zuordnung

Anmerkungen, Links und Kommentare:

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in): Reinhard Freudenberg

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