Zeitverluste bei Besprechungen

• Langwierigkeit,
• mangelnde Koordination und Vorbereitung,
• unvollständige bzw. verspätete Information,
• unpräzise Kommunikation,
• Wartezeiten,
• mangelnde Gesprächsleitung.

• unvorhergesehene, unnötige Besuche,
• mangelnde Koordination,
• unvollständige bzw. verspätete Information,
• unpräzise Kommunikation,
• Wartezeiten.

• Zeit für die Vorbereitung fest einplanen.
• Was ist das Ziel der Besprechung?
• Ist die Besprechung notwendig? Alternativen: Umlauf, schriftliches Sammeln von Ideen.
• Tagesordnung aufstellen.
• Teilnehmende auswählen: nur notwendige Personen, nur evtl. benötigte Spezialistinnen und Spezialisten auf Abruf hinzuziehen.
• Sind alle benötigten Informationen verfügbar?
• Gesprächsdauer festlegen. Reicht die Zeit, um das Ziel der Besprechung zu erreichen (evtl. verschieben)?
• Geeigneter Zeitpunkt und Ort (Störungen, Unterbrechungen, Störung anderer).
• Wer leitet die Besprechung?
• Welche Medien werden benötigt?
• Unterlagen rechtzeitig vorher verteilen.
  

• Protokollführer/in festlegen.
• Tagesordnung zu Beginn festlegen/korrigieren und verfolgen.
• Abweichungen/Abschweifungen von Tagesordnung verhindern.
• Diskussion in großer Gruppe leiten (Rederecht, Zeitbegrenzung).
• Zwischenbilanzen ziehen, Ergebnisse für alle verfügbar festhalten.
• Maßnahmen und Termine festhalten. Wer? Wann? Was? Diese Notizen möglichst sofort nach der Besprechung Teilnehmenden mitgeben (Kontrollmechanismus vorsehen).
• Dauer der Besprechung einhalten.

• Kurzprotokoll möglichst sofort erstellen (während Besprechung) und verteilen.
• Was hätte besser/effizienter laufen können?

• Was ist das Ziel des Besuchs für das WZL?
• Was sind die Gründe des Besuchs?
• Ist der Besuch notwendig?
• Sind ausreichende Hintergrundinformationen über den Besuch verfügbar?
• Sind Vorführungen sinnvoll/notwendig? -> Checkliste Vorführung.
• Koordinator/in Vorführung sollte möglichst mit Koordinator/in Besuch übereinstimmen.
• Welche Zeit steht für den Besuch zur Verfügung (Abreise!)?
• Tagesordnung aufstellen.
• Übliche Organisation ...

• Was ist der Zweck der Vorführung?
• Ist die Vorführung sinnvoll/notwendig (Alternative: einfacher Hallenrundgang)?
• Vorführungen nur, wenn es gute Gründe dafür gibt (Bei wichtigen Besuchen für den Eindruck, sonst nur bei fachlichem Interesse, sonst nur Hallenrundgang durch kompetente/n Führer/in).
• Vorführungen möglichst nicht ans Ende von Besprechungen einplanen, da dann Verschiebungen/Ausfälle vorprogrammiert sind. Bei Mittagessen in der ADITEC Termin für Vorführung nach dem Mittagessen günstig (13 Uhr 30 bzw. 14 Uhr).
• Termin für Vorführung festlegen und einhalten (In der Regel sind Vorführungen nach Abschluss aller Gespräche ungünstig, da dann oft Zeitknappheit, vorher fragen, ob Zeit vorhanden ist, wann Abreise der Gäste geplant, Vorführung während oder vor den Gesprächen kann befruchtend wirken und Vorbehalte überwinden).
• Benötigte Infos an die Vorführer/innen weitergeben.
• Raum des Treffens für dringende Rückfragen.
• Terminplan des Treffens.
• Genauer Termin und Dauer der Vorführung.
• Anzahl der Besucher/innen, Sprache.
• Hintergrundinformationen: Wer kommt? Wissensstand, Intention des Besuchs, Zweck der Vorführung für das WZL.
• Wer ist für die Koordination des Treffens; wer für die Vorführungen verantwortlich?

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):  Nadja Poniatowski