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Raumreservierung

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Ziel:

Besprechungsräume am WZL reservieren.

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Eigenen Lotus-Kalender öffnen.		MA	-	-
2.	Gewünschten Termin eintragen: Eintragstyp: Besprechung Datum, Uhrzeit und Thema angeben auf "Räume suchen" klicken (Es werden nur die Räume angezeigt, die zur gewünschten Zeit tatsächlich zur Verfügung stehen!)		MA	-	-
2.	Evtl. Ressourcen reservieren durch Klicken auf "Ressourcen suchen": Gebäude bzw. Raum auswählen Ressource(n) auswählen (Es werden nur die Ressourcen angezeigt, die zu dem ausgewählten Ort gehören.)		MA	-	-
3.	Teilnehmende einladen: aus den Adressbüchern durch Klicken auf "Erforderlich" oder durch Eintragen der Mailadresse(n), evtl. Kategorie angeben, evtl. in Beschreibung Kommentare zu der Besprechung eingeben; diese werden dann mit der Einladung verschickt.		MA	-	-
4.	Speichern und Einladungen senden. Besprechung wird im Kalender eingetragen und die Reservierung vorgenommen.		MA	-	-
5.	Der gebuchte Raum "schickt" eine Mail, ob die Reservierung erfolgreich war oder nicht (Manchmal nur unter "alle Dokumente" zu sehen oder in der Besprechung, unter Aktionen/Teilnehmerstatus angezeigt.).		MA	-	-
6.	Schlüssel abholen. Neubau/Altbau => Foyer ADITEC => Sekretariat WZLforum		MA	-	-

Legende:

V=verantwortlich, M=mitwirkend, I=zu informieren
MA=verantwortlicher Mitarbeiter, Prof=Professor, OI=Oberingenieur, GL=Gruppenleiter, Assi=Assistent, "-" =keine Zuordnung

Anmerkungen, Links und Kommentare:

Bitte bei ausgefallenen Terminen diese löschen. Dadurch werden Raum und Ressourcen wieder freigegeben.

Vorzimmer des geschäftsführenden Institutsdirektors: Schlüssel für Besprechungsräume auf der 3. und 4. Etage im WZL-Gebäude, in der Aditec (100, 101, 102, 103) und im Neubau (102, 123, 202, 225, 302 und 309).
Vorzimmer des WZL-Forums: Schlüssel für 004 und 011 in der Aditec.

Die Belegung der Besprechungsräume ist in der Lotus-Datenbank Raumverwaltung einsehbar.

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in): Nadja Poniatowski

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