Ziel:

• Für alle Beschaffungen müssen die Beschaffungsrichtlinien der RWTH Aachen eingehalten werden.



• Die RWTH-Richtlinien besagen, dass zunächst einmal sämtliche Beschaffungen durch die
  - Abteilung 7.3 - Zentraleinkauf (z.B. Soft- und Hardwarebeschaffungen, Lizenzverträge, Leihmaschinen) bzw.
  - Abteilung10.1 -Kaufmännisches Gebäudemanagemen (z.B. Sicherheitsausrüstung, Bürogegenstände und Möbel, Baumaßnahmen und Umzüge) durchgeführt werden müssen!
  
  In der Regel erfolgen solche Beschaffungen über eine Bestellanforderung (eBANF) .Aufgrund einer Ausnahmeregelung sind wir als Institut dazu berechtigt innerhalb bestimmter Grenzen selbst Beschaffungen durchführen bzw. diese für die Zentralabteilungen vorzubereiten.
  
  
• Beschaffungsgrenzen sind einerseits finanzieller Art,andererseits auch die Art des zu beschaffenden Gegenstandes. Jegliche Beschaffungsunterlagen (Durchschrift rosa Auftragsschein) oder Bestellanforderungen (kurz: eBANF) an die zentrale Beschaffung müssen an die Wzl-Kreditorenbuchhaltung zeitnah weitergeleitet werden. Auch die Bestellung der Abt. 7.3 / 10.1 (Durchschrift des Verwenders) müssen an die WZL-Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet werden, damit die Rechnungen zeitnah bezahlt werden können..


• Vorgehen nach dem Kriterium: Vergabeverordnung /Beschaffungshöhe:
  
  
  Beschaffung nach VOL/A(Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen / Allgemeine Bestimmungen)(Gilt insbesondere für öffentlich geförderte Projekte mit einem Projektbeginn vor dem 1.7.2018 / bei späterem Projektbeginn gemäß Zuwendungsbescheid)
  
  Beschaffung nach UVgO NRW und Bund (Unterschwellenvergabeordnung)
  
  Beschaffungen bis 5000 Euro
  
  Beschaffungen über 5000 Euro
  
  
  
• Vorgehen nach dem Kriterium: Art des zu beschaffenden Gegenstandes
  
  

  - Büromaterialien, Bürogeräte werden nur über die WZL-Dokumentation@wzl.rwth-aachen.de beschafft.
  
  - Software und EDV-Geräte jedweder Art werden ausschließlich über das WZL-Helpdesk@wzl.rwth-aachen.de beschafft. Das gilt für alle Bereiche!
  
  - Bücher werden über die WZL-Bibliothek@wzl.rwth-aachen.de beschafft.(Antragstellung: Formlos oder persönlich mit Buchdaten (Autor/in, Titel, ISBN-Nummer etc.) und Finanzierungsquelle sollte vorher abstimmt werden.)
  
  - Büroeinrichtungsgestände werden nur über die WZL-Dokumentation@wzl.rwth-aachen.de beschafft.
  (Bedarfsanforderung für Büromaterial ausfüllen und unterschreiben. Vordruck liegt in der Dokumentation aus. Auf der Rückseite sind die Schlüssel für die Standardprodukte vermerkt. Finanzierungsquelle sollte vorher abstimmt werden.)
  
  - Maschinenkauf (angepasste Prozessbeschreibung folgt)
  
  - Leihmaschinen (angepasste Prozessbeschreibung folgt)
  
  - Werkverträge (angepasste Prozessbeschreibung folgt)
  
  - Fotografenverträge (angepasste Prozessbeschreibung folgt, bitte im Rahmen der Planung Rücksprache mit - WZL-PublicRelations@wzl.rwth-aachen.de)
  

Subprozesse:

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):  WZL-Kreditorenangelegenheiten