Ziel:

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Bei einem Auftragswert von über 5.000,00 EURO bzw. z.B. bei Einrichtungsgegenständen muss die Ware über die Abt. 7.3 Zentraleinkauf bzw. über die Abt.10.1 Kaufmännisches Gebäudemanagement beschafft werden. Bei Unklarheiten bitte in die Zuständigkeitsliste bzw. in das Beschaffungshandbuch der RWTH Aachen hineinschauen oder bei den Kreditorenangelegenheiten (Frau Bartges und Frau Funke) nachfragen.	a)Zuständigkeitsliste b)Beschaffungshandbuch
2.	Bei Beschaffungen nach UVgO NRW oder VOL/A müssen zunächst Angebote eingeholt werden. Bei Beschaffungen nach UVgO Bund holt die Abt. 7.3 die Angebote ein. Es muss aber auf jeden Fall ein Richtpreisangebot und eine Anbieterliste inklusive Post-Adresse und E-Mail-Adresse beigefügt werden! Nach dem Einholen der Angebote muss eine eBANF und ein Preisvergleich ausgefüllt werden. Im Moment können nur Gruppenleiter und Oberingenieure eBANFEN ausfüllen! Der Preisvergleich muss von drei Personen unterschrieben werden! Sollte nur ein Anbieter zum Tragen kommen, muss eine Ausschließlichkeitserklärung abgegeben werden.	Erläuterung Beschaffungsprozess per eBANF auslösen eBANF	MA	-	-
3.	Die VA, auf der die BANF belastet werden soll, muss in ein PSP Element umgewandelt werden. Bitte bei den Kreditorenangelegenheiten nach dem korrekten PSP Element nachfragen. Das PSP Element wird ohne Punkte in die eBANF eingetragen.		MA	BUH	-
4.	Die eBANF kann nur von einem Gruppenleiter, der zuvor die Rolle erhalten hat, ausgefüllt werden. Bitte achtet beim Erstellen der eBANF auf die Vollständigkeit der Angaben: Geschäftszeichen des Verwenders = VA z.B. muss auch angegeben werden, welcher Lieferant beauftragt werden soll etc. Bitte auf jeden Fall als funktionale E-Mail-Adresse immer wzl-kreditorenangelegenheiten@wzl.rwth-aachen.de mit in der eBANF angeben! Beim Erstellen der eBANF müssen bereits alle Anlagen wie Angebot und Preisvergleich hochgeladen werden. Beim Ausfüllen der eBANF ist darauf zu achten, das der Name eines GF-OIS oder Professors für die Unterschrift ausgewählt wird! Die RWTH Aachen unterscheidet nicht zwischen der internen Unterschriftsberechtigung bei uns im Hause! Wenn der GF-OI bzw. der Professor die eBANF bestätigt, wird die eBANF automatisch an die zuständige Abteilung weitergeleitet und der Besteller und die Kreditorenangelegenheiten erhalten darüber eine Info.		MA/BUH		-
5.	Im Internet auf der Homepage der RWTH kann man sich über den Stand der Beschaffung informieren.	Beschaffungsstandabfrage	MA	-	-
6.	Nach Erhalt und Prüfung der Ware wird der Lieferschein sofort an die Buchhaltung weitergegeben.		MA	-	-

Legende:

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):  Ruth Bartges