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WZL-Handbuch

Beschaffungen mit einem Wert bis 5000,- EUR / Allgemeines

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Ziel:

Die folgenden Regelungen gelten für alle Beschaffungen bis EUR 5000.- unabhängig vom anzuwendenden Beschaffungsverfahren.

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Zuerst muss geprüft werden, ob die gewünschte Ware vom WZL selbst beschafft werden darf oder ob zwingend eine Beschaffungsanforderung gestellt werden muss (siehe Anmerkungen). Außerdem ist festzustellen, wo die Ware beschafft werden soll: a) im Inland b) innerhalb Europa c) außerhalb der EU z.B. Schweiz, USA, Großbritannien ( UK) etc. Im Fall c) muss die Ware generell über eine BANF beschafft werden. EDV-Gegenstände und Software werden grundsätzlich über die WZL-EDV-Abteilung bestellt. Büromaterialien, Bürogeräte und Büroeinrichtungsgegenstände werden grundsätzlich über die WZL-Dokumentation beschafft. Für Bewirtungskosten bitte diesem Link folgen!	Beschaffungshandbuch Zuständigkeitsliste Formularschrank RWTH Aachen Bewirtung	MA	-	-
2.	Für jeden Auftrag wird eine VA benötigt. Diese erhält man vom GL, AL, Oi oder von der WZL-Buchhaltung.		MA		GL,AL, OI,BUH
3.	Bei einem Auftragswert bis 500,00 € netto muss ein Entscheidungsvermerk ausgefüllt werden! Das Formular gilt für alle Vergabeverfahren ! Egal ob VOL/A oder UVgO NRW/Bund	Entscheidungsvermerk
4.	Bis zum 31.12.2027 gilt für alle Projekte das Vergabeverfahren der Direktaufträge! Bis 5.000,00 € brutto wird der rosa Auftragsschein benutzt. Ab 5.000,01 € brutto bis 15.000,00 € netto kann der gelbe Auftragsschein genutzt werden! Hierzu gibt es einen neuen Entscheidungsvermerk . Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sollten weiterhin mit folgenden Dokumenten belegt werden: Screenshots vom Warenkorb, Anfragen & Angebote, Ausschließlichkeitserklärungen). Die Zuständigkeitsliste muss weiterhin beachtet werden! -Angaben entfallen bis 31.12.2027 - Ab einem Auftragswert von 500,01 € ist das Vergabeverfahren wichtig! Teilweise kann an Hand der VA entschieden werden, welches Beschaffungsverfahren im weiteren Verlauf genutzt werden kann / muss.	Direktauftrag Entscheidungsvermerk ab 500,01 € Zuständigkeitsliste
5.	Bei VA's , die mit 90, 91, oder 92 beginnen bzw. deren 2. Hälfte mit 77 oder 78 beginnt, ist die Beschaffung nach UVgO NRW durchzuführen.	UVgO NRW	MA
7..	Bei anderen VA's fragen Sie bitte in der WZL-Buchhaltung bei dem Bereich "Kreditorenangelegenheiten" nach. Dieser teilt ihnen dann mit, wie sie weiter verfahren müssen.	UVgO Bund, VOL/A, etc	MA		BUH

Legende:

V=verantwortlich, M=mitwirkend, I=zu informieren
MA=verantwortlicher Mitarbeiter, Prof=Professor, OI=Oberingenieur, GL=Gruppenleiter, Assi=Assistent, "-" =keine Zuordnung

Anmerkungen, Links und Kommentare:

Das WZL ist nur in begrenztem Umfang zur selbständigen Auftragsvergabe befugt. Das WZL darf für die folgenden Produkte und Waren keinen Auftrag erteilen: Miet- und Wartungsverträge sowie Pflegeverträge für Software EDV-Beschaffungen als Ersteinrichtung oder Ausbau lokaler Netze (inkl. Netzwerkkomponenten) Konventionelle Ausstattungsgegenstände: Möbel (inkl. Regale usw.) Ausstattungsgegenstände (z. B. Schreibtischlampen) Bürodrehstühle Gabelhubwagen Beamer Büromaschinen Ersatzteile für Einrichtungsgegenstände Gegenstände zur Bewirtung Arbeitskleidung (z. B. Sicherheitsschuhe, Arbeitskittel - auch wenn diese zu Repräsentionszwecken genutzt werden) Audiovisuelle Geräte Ausländische Erzeugnisse: aus Nicht-EU-Staaten, die zollmäßig zu behandeln sind (auch Reparaturen und Veredelungen) Erzeugnisse, die einer Verbrauchssteuerpflicht unterliegen (z. B. Mineralöle, Leuchtmittel, bestimmte Alkohole) Versicherungen Stellenanzeigen Bei Unklarheiten ist vor der Auftragsverteilung die Buchhaltung zu konsultieren.

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in): Ruth Bartges

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