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Nutzung von SCIEBO und SCIEBO-Client auf WZL-Rechnern

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Ziel:

Für die Konfiguration des SCIEBO-Client für die dienstl. Nutzung wird die folgende Herangehensweise empfohlen:

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

1.) Der SCIEBO-Client wird auf WZL-Rechnern auf User-Wunsch per Softwareverteilung installiert. Bitte schicken sie eine kurze Mail mit der entsprechenden Anfrage und mit dem Rechnernamen an das WZL-Helpdesk.

Mit dieser Mail bestätigen Sie, dass Sie sich an die hier aufgeführten Regularien für die Nutzung von SCIEBO halten werden!

2.) Legen Sie sich ein SCIEBO – Account an (Siehe oben Link zur Doku des RWTH-ITC). Bitte beachten Sie die Hinweise bezügliche der Anmeldung mehrerer Geräte / Anwendungen ( App-Passwörter / Token unter Einstellungen/Sicherheit)

3.) Legen Sie auf der D – Platte Ihres Rechners unter „D:\Users\<<Ihr Kürzel>>“ ein Verzeichnis mit dem Namen „Sciebo“ an. Dieses Verzeichnis wird für die Synchronisation von lokalen Daten mit Daten auf den SCIEBO-Bereichen genutzt. (Diese Einstellung ist wichtig! Bei der Installation des Sciebo-Clients wird der Synchronisationsordner standardmäßig im Windows-Profil angelegt. Dieses würde er in kürzester Zeit ‚sprengen‘. Außerdem würde er beim Zurücksetzen bzw. Wiederherstellen des Benutzerprofils gelöscht bzw. überschrieben.) Wenn Sie einen Rechner mit mehreren Benutzern gemeinsam nutzen, dann sprechen Sie bitte mit dem WZL-Helpdesk über die beste Einstellung und den Zugriffschutz für das Verzeichnis „D:\Users\<<Ihr Kürzel>>“.

4.) Starten Sie den SCIEBO-Client und fügen Sie dort ein neues Benutzerkonto hinzu. Gehen Sie dabei gemäß der Anleitung des ITC vor und legen Sie als Synchronisationsordner im unter 3.) angelegten Ordner „D:\Users\<<Ihr Kürzel>>\Sciebo“ auf Ihrer D-Platte einen Unterordner ‚Persoenlich‘ an, den Sie mit Ihrem persönlichen SCIEBO -Bereich verknüpfen. Wählen Sie dabei aus, welche ggfs. auf Ihrem SCIEBO-Bereich bereits vorhandenen Daten lokal bereitgestellt werden sollen.

5.) Bitte synchronisieren Sie der Übersichtlichkeit halber nur Ordner, die unter „D:\user\<<IhrKürzel>>\Sciebo\“ abgelegt sind, mit dem SCIEBO-Cloudspeicher! Synchronisieren Sie bitte nur Daten unter „D:\user\<<IhrKürzel>>\Sciebo\Persoenlich“ mit Ihrem persönlichen SCIEBO-Bereich. Synchronisieren Sie bitte keine WZL-Netzlaufwerke oder Netzwerk-Ordner direkt mit SCIEBO!
Wenn Sie neue Daten in Ihren SCIEBO-Datenbereich hochladen wollen, dann kopieren Sie diese einfach in Ihren persönlichen lokalen Synchronisierungsordner und nach kurzer Zeit stehen die Daten in Ihrem persönlichen Cloud-Speicherbereich zur Verfügung.

6.) Wenn Sie mit einer SCIEBO-Projekt-Box arbeiten wollen, dann legen Sie bitte ein zusätzliches Verzeichnis unter „D:\user\<<Ihr Kürzel>>\Sciebo\“ für diese Daten an. Anschließend starten Sie das SCIEBO-Konfigurationsprogramm und Verknüpfen dieses Verzeichnis mit Hilfe der Schaltfläche „Ordner-Synchronisation hinzufügen“ mit der gewünschten Projekt-Box. Auch hier können Sie wählen, welche ggfs. bereits in der Projekt-Box vorhandenen Daten Sie lokal zur Verfügung haben möchten. Neu im lokalen Projektverzeichnis hinzugefügte Daten werden wie unter Punkt 5. beschrieben automatisch in die Projekt-Box hochgeladen.

7.) Wenn Sie Projektleiter/in sind und Daten aus einem WZL-Projektverzeichnis unter W: (also vom WZL4ALL) in SCIEBO bereitstellen wollen, dann beantragen Sie zu allererst über die WZL-EDV eine SCIEBO-Projekt-Box.
Sobald diese zur Verfügung steht, gehen Sie wie unter 6.) beschrieben vor, um eine Verknüpfung zwischen ihrem Rechner und der neuen Projekt-Box zu erstellen. Anschließend kopieren Sie die Projektdaten, die Sie in Sciebo bereitstellen wollen, in das entsprechende lokale Projektverzeichnis.
!! Achtung !! Für alle WZL-Projekte gilt bis auf Widerruf, dass das Projektverzeichnis unter „W:\Projekte\...“ auf dem WZL4ALL die führende Dateiablage bleibt. Es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass neue oder geänderte Daten Ihren Weg aus der SCIEBO-Projekt-Box in das Projektverzeichnis auf dem WZL4ALL finden. Nehmen Sie diese Aufgabe bitte ernst, denn ausschließlich Daten, die auf dem WZL4ALL liegen, werden regelmäßig gesichert und nach Projektende im WZL archiviert! Nutzen Sie ggfs. ein Synchronisations-Tool wie Syncback.
Aber Vorsicht: Nur ein User sollte automatisiert lokale Daten aus einem Sciebo-Verzeichnis mit dem WZL4ALL synchronisieren!

8.) Wenn Sie Daten (-bereiche) auf SCIEBO mit anderen Benutzern (z.B. Hiwis) teilen, dann sind Sie für die Verwaltung dieser Freigaben verantwortlich und müssen z.B. sicherstellen, dass ein Hiwi, der das WZL verlässt, keinen Zugriff mehr auf WZL-Daten, für die Sie verantwortlich sind, behält.

9.) Es empfiehlt sich, auf SCIEBO-Bereichen mit flachen Ordnerstrukturen zu arbeiten (Schachteltiefe <= 3). Die am WZL weit verbreitete Versionierung von Dateien durch Namensänderung kann auf den SCIEBO-Bereichen unterbleiben, da systemintern eine Dateiversionierung durchgeführt wird. Bei größeren Veränderungen einer Ordnerstruktur sollte mit Bedacht gearbeitet werden, damit die Synchronisation hinterher kommt.

10.) Sollten Sie Verbesserungsvorschläge für die Konfiguration / Nutzung von SCIEBO haben, wann wäre es schön, wenn Sie uns (WZL-Helpdesk) diese zukommen lassen würden.

Legende:

V=verantwortlich, M=mitwirkend, I=zu informieren
MA=verantwortlicher Mitarbeiter, Prof=Professor, OI=Oberingenieur, GL=Gruppenleiter, Assi=Assistent, "-" =keine Zuordnung

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in): Andreas Borgmann

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