Ziel:

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Dienstreise über Lotus beantragen: - grober Zeitplan (von ... bis... / Datum und Uhrzeit) - VA sowie alle anderen benötigten Daten werden dort - vom Dienstreisenden erfasst - GL und OI genehmigen die Digitale Form - Buha vergibt die Vorkontierungsnummer - Formular kann ausgedruckt werden - per Hand ausgefüllt nur nach Rücksprache Buha - Antrag unterschreiben - sämtliche Kosten in Form von Originalbelegen beifügen -kompletten Antrag (Formular und Belege) kopieren und in doppelter Form einreichen	Reisekostendatenbank (siehe Subprozess "Reisekostenabrechnung") oder im Sonderfall 'von Hand' mit den entsprechenden Formularen aus dem RWTH-Formularschrank	MA	-	-
2.	Antrag durch Oberingenieur prüfen lassen. - Antrag genehmigt - Original- und Kopieabrechnung unterschreiben lassen vom OI		OI/Prof	MA	-
3.	Sind Ergänzungen erforderlich? - ja > Überarbeitung durch Mitarbeiter - nein > Weiterleitung an Buha		MA	OI	-
4.	Antrag in zweifacher Ausführung an die Buchhaltung weiterreichen.		OI	--	Buh
5.	Bearbeitung durch die Buchhaltung.		Buh	-	RWTH/ Buh
6.	Sind Ergänzungen erforderlich? - ja > Rückgabe an MA zwecks Überarbeitung - nein > Weiterleitung an RWTH Buha		Buh	MA	-
7.	Bearbeitung durch RWTH-Reisekostenstelle.		RWTH/ Buh	-	-
8.	Sind Ergänzungen erforderlich? - ja > Rückgabe an WZL Buha Weiterleitung WZL Buha an MA zwecks Überarbeitung nach Bearbeitung über WZL Buha einreichen Weiterleitung durch WZL Buha an RWTH Buha - nein > siehe Schritt 10		MA
10.	Auszahlung durch RWTH		RWTH/ Buh	MA	-

Legende:

Anmerkungen, Links und Kommentare:

• Bitte benutzen Sie soweit wie möglich die Reisekostendatenbank. Sie können dort Ihre persönlichen Daten einmal hinterlegen und immer wieder verwenden.
• Die Abrechnungsnummer (VA) des Projektes, für das die Reise durchgeführt wurde, ist einzutragen. Der Bezug der Reise zum Projekt muss nachvollziehbar begründet sein.
• Die PIN ist auf der Reisekostenabrechnung einzutragen.
• Es dürfen nur Originale des Antragsformulars verwendet werden, und diese sind von der Antragstellerin/dem Antragsteller zu unterzeichnen.
• Alle Fahrkarten, Quittungen etc. sind einmal im Original und einmal als Kopie beizufügen. Die Originale sind dabei auf DIN-A4-Papier zu kleben.
• Antragsformular (zweifach) und alle Anlagen sind nur mit Büroklammern zu verbinden und dürfen nicht geheftet werden.
• Alle Erklärungen - auch handgeschriebene - sind von der Antragstellerin/dem Antragsteller zu unterzeichnen.
• Sixt-, Hotel-, Reisebürorechnungen sowie Rechnungen über Teilnahmegebühren müssen aus steuerlichen Gründen mit der Institutsanschrift und nicht mit der Privatadresse versehen sein. Der Name der/des Dienstreisenden muss aus der Rechnung hervorgehen.

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):  Claudia Dohmen