Ziel:

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Handlungsbedarf für die Verbesserung und Regelung von Tätigkeiten durch einen Prozess festlegen; Anregungen durch die Assistentin, den Assistenten aufnehmen; Diskussion mit allen Beteiligten		QB	Alle	OIs
2.	Überprüfung, ob ein neues Dokument erforderlich ist		QB	Alle	-
3.	Im Falle einer neuen Dokumenterstellung eine/n geeigneten Prozessverantwortliche/n (PV) ernennen und ggf. Umsetzungsteam (UT) bilden		OIs	QB	Alle
4.	Zielsetzung und Inhalte des notwendigen Dokuments festlegen		PV	UT, QB	-
5.	Bestehendes Vorgehen in den vier Lehrstühlen analysieren; Schwachstellen identifizieren; Verbesserungsmaßnahmen erarbeiten; mögliche Hilfsmittel entwickeln; existierende Maßnahmen anderer Organisationen untersuchen		PV	UT	-
6.	Einen ersten Entwurf des Dokuments und zugehörige Hilfsmittel ausarbeiten, ggf. Überarbeitung alter Dokumente durchführen. Die Dokumente werden direkt in der Datenbank mit Syntags erstellt und gespeichert.	siehe Anweisungen unter Anmerkungen	PV	UT	QB
7.	Wenn vorhandenes Dokument geändert werden muss, ggf. neues Umsetzungsteam (UT) bilden; existierendes Dokument analysieren, überarbeiten und speichern		PV	UT	QB
8.	Den direkten OI über das neue Dokument informieren		PV	-	OI
9.	Prüfen, ob eine Überarbeitung erforderlich ist, wenn ja, zurück zu Punkt 7		OI	-	PV
10.	Verknüpfung des Dokuments an die OIs per Email verschicken		PV		OIs
11.	Neues bzw. überarbeitetes Dokument in der Institutbesprechung vorstellen; Vorschlag diskutieren; zusätzliche Anregungen aufnehmen		OI	OIs	PV
12.	Dokument freigeben; wenn nein, zurück zu Punkt 7		OIs	-	PV, QB
13.	Erforderliche Dokumentorganisation durchführen: - WZL-Handbuch aktualisieren lassen durch Frau H. M. Jansen oder - das Handbuch selbst aktualisieren und Frau Jansen über alle Änderungen und das WZL über das freigegebene Dokument informieren		QB	-	Alle
14.	Falls erforderlich, werden alle von den Veränderungen betroffenen Mitarbeitenden entsprechend geschult.		PV	Alle	-
15.	Dokument anwenden		Alle	-	-

Legende:

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):  Patrick Mattfeld