| Nr. | Prozessschrittbeschreibung | Unterlagen | V | M | I |
| 1. | Handlungsbedarf für die Verbesserung und Regelung von Tätigkeiten durch einen Prozess festlegen; Anregungen durch die Assistentin, den Assistenten aufnehmen; Diskussion mit allen Beteiligten |  | QB | Alle | OIs |
| 2. | Überprüfung, ob ein neues Dokument erforderlich ist | | QB | Alle | - |
| 3. | Im Falle einer neuen Dokumenterstellung eine/n geeigneten Prozessverantwortliche/n (PV) ernennen und ggf. Umsetzungsteam (UT) bilden | | OIs | QB | Alle |
| 4. | Zielsetzung und Inhalte des notwendigen Dokuments festlegen | | PV | UT, QB | - |
| 5. | Bestehendes Vorgehen in den vier Lehrstühlen analysieren; Schwachstellen identifizieren; Verbesserungsmaßnahmen erarbeiten; mögliche Hilfsmittel entwickeln; existierende Maßnahmen anderer Organisationen untersuchen | | PV | UT | - |
| 6. | Einen ersten Entwurf des Dokuments und zugehörige Hilfsmittel ausarbeiten, ggf. Überarbeitung alter Dokumente durchführen.
Die Dokumente werden direkt in der Datenbank mit Syntags erstellt und gespeichert. | siehe Anweisungen unter Anmerkungen | PV | UT | QB |
| 7. | Wenn vorhandenes Dokument geändert werden muss, ggf. neues Umsetzungsteam (UT) bilden; existierendes Dokument analysieren, überarbeiten und speichern | | PV | UT | QB |
| 8. | Den direkten OI über das neue Dokument informieren | | PV | - | OI |
| 9. | Prüfen, ob eine Überarbeitung erforderlich ist, wenn ja, zurück zu Punkt 7 | | OI | - | PV |
| 10. | Verknüpfung des Dokuments an die OIs per Email verschicken | | PV | | OIs |
| 11. | Neues bzw. überarbeitetes Dokument in der Institutbesprechung vorstellen; Vorschlag diskutieren; zusätzliche Anregungen aufnehmen | | OI | OIs | PV |
| 12. | Dokument freigeben; wenn nein, zurück zu Punkt 7 | | OIs | - | PV, QB |
| 13. | Erforderliche Dokumentorganisation durchführen:
- WZL-Handbuch aktualisieren lassen durch
Frau H. M. Jansen oder
- das Handbuch selbst aktualisieren und Frau Jansen über alle Änderungen und das WZL über das freigegebene Dokument informieren | | QB | - | Alle |
| 14. | Falls erforderlich, werden alle von den Veränderungen betroffenen Mitarbeitenden entsprechend geschult. | | PV | Alle | - |
| 15. | Dokument anwenden | | Alle | - | - |
