Ziel:

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Die Beschaffung neuer Software ist immer vorab mit der WZL-EDV-Abteilung zu besprechen und abzustimmen. In den meisten Fällen erfolgt die Beschaffung der Software direkt dort.		MA	-	EDV
2.	Wird Software oder eine Lizenz von Microsoft gekauft?		EDV	-	-
3.	Bei Anschaffung neuer Software ist diese immer zuerst im Software Shop (ASKNet) der RWTH Aachen zu suchen. Über ASKNet lässt sich fast jedes Softwareprodukt zu Hochschulpreisen bestellen. Sollte eine Anwendung nicht im Standardsortiment enthalten sein, so können die Mitarbeitenden von ASKNet auf Nachfrage meistens recht kurzfristig ein entsprechendes Angebot unterbreiten. Sonst muss man direkt beim Hersteller der Software bzw. bei Vertriebspartnern ein Angebot erfragen.	Softwareportal der RWTH Aachen	EDV	-	-
4.	Kostet die Software weniger als 500 €?		EDV	-	-
5.	Kostet die Software mehr als 500 €, muss man drei schriftliche Angebote einholen und einen Preisvergleich durchführen, welcher von der bzw. dem Unterschriftsberechtigten zu unterschreiben ist.		EDV	-	Prof/OI/ GL
6.	Bekommt der Anbieter, der das günstigste Angebot gemacht hat, den Zuschlag?		EDV	-	-
7.	Sollte nicht der günstigste Anbieter den Zuschlag bekommen, ist zu begründen, warum. Wenn weniger als 3 Anbieter aufgeführt sind, ist dies ebenfalls zu begründen.		EDV	-	-
8.	Bekommt ASKNet den Zuschlag?		EDV	-	-
9.	Ausfüllen des WZL Auftragsscheines. Den Auftragsschein bekommt man von der Gruppenleitung oder vom Oberingenieur. Wird der Auftrag per Fax an den Hersteller gesendet, sollte man ein Faxanschreiben vorbereiten und muss dieses vom Oberingenieur oder Professor unterschreiben lassen.		EDV	-	Prof/OI/ GL
10.	Das Lotus-Notes-Formular zur Softwarebeschaffung ausfüllen und von den Unterschriftsberechtigten unterschreiben lassen.	Datenbank WZL-Bestelldatenbank unter Server wzl-lotus2/wzl, Ordner wzl-dbs	EDV	-	OI/GL
11.	Rotes Blatt: Mit dem rotem Blatt des WZL-Auftragsscheines wird die Ware bestellt, per Fax, per Post oder direkt beim Hersteller. Wenn man per Fax bestellt, sollte man den roten Schein kopieren und die Kopie senden. Blaues Blatt: Wird in der Buchhaltung abgegeben. Grünes Blatt: Wird in der Buchhaltung abgegeben. Oranges Blatt: Bekommt Oberingenieur oder Gruppenleitung. Gelbes Blatt: Bleibt bei der/dem Bestellenden. Preisvergleich: Wird in der Buchhaltung abgegeben. Angebote: Werden in der Buchhaltung abgegeben.		EDV	-	Buh/GL/OI
12.	Wenn die Software eingetroffen ist, ist dies zu dokumentieren und an die/den Bestellende/n weiterzuleiten.		EDV	-	-
13.	Nach Erhalt und Prüfung der Software werden Lieferschein und Rechnung in der Buchhaltung abgegeben.		EDV	-	Buh

Legende:

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):  Erich Zahn