Ziel:

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Für jedes Projekt wird ein zentraler Projektordner sowie ein elektronisches Projektverzeichnis (vgl. Dokumentenidentifikation) zur Dokumentation eingerichtet.	Dokumentenidentifikation	MA	-	-
2.	Darüber hinaus wird ein Lebenszyklusdokument (LZD) erstellt. Hier werden Kontrollpunkte und Meilensteine definiert. Ein bereits vorhandenes Lebenszyklusdokument wird ggf. angepasst.	Lebenszyklusdokument	MA	GL	-
3.	Das Lebenszyklusdokument wird in den zentralen Projektplan übernommen.		MA	-	-
4.	Zur Sicherstellung einer Vertretungsregelung wird ein/e interne/r Projektpartner/in (IPP) von der/dem MA in den Aufbau der Projektdokumentation eingeführt. Bei Abwesenheit der/des MA obliegt der/dem IPP vertretungsweise die Dokumentation der Projektunterlagen.		MA	-	IPP
5.	Die/der MA ist während der Projektlaufzeit für die Ablage aller relevanten Projektunterlagen im Projektordner verantwortlich. Es ist sicherzustellen, dass die Projektunterlagen zu jedem Zeitpunkt einen vollständigen Überblick über das Projektgeschehen geben.		MA	-	-
6.	Die/der MA stellt sicher, dass Dokumente von übergeordneter Bedeutung zusätzlich an das Vorzimmmer zur Archivierung weitergeleitet werden. Dazu gehören: Angebote, Projektberichte, Projektanträge, F u. E-Verträge, durch die Leitung unterzeichneter Schriftverkehr, alle übrigen Dokumente mit rechtlicher Bedeutung.		MA	-	-
7.	Um eine effektive Vertretung der/des MA durch die/den IPP sicherzustellen, ist diese/r über den Stand der Projektdokumentation ständig zu informieren. Dazu gehören insbesondere Änderungen des Aufenthaltsortes für den Projektordner.		MA	-	IPP
8.	Werden Kontrollpunkte oder Meilensteine erreicht, aktualisiert die/der MA das LZD.		MA	-	-
9.	Wird die Projektverantwortung auf eine/n andere/n Mitarbeitende/n übertragen?		OI, Prof	-	MA
10.	Mit Übergabe der Projektverantwortung ist die/der neue MA in die Projektdokumentation einzuführen.		MA	MA	-
11.	Der Projektordner ist der/dem neuen MA zur Aufbewahrung zu übergeben.		MA	MA	-
12.	Der/dem IPP sind zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Vertretung alle Änderungen in der Projektdokumentation (insbes. der neue Aufbewahrungsort des Projektordners ) mitzuteilen.		MA	-	IPP
13.	Ist das Projekt abgeschlossen?		MA	-	-
14.	Nach Projektabschluss ist in Absprache mit der Leitung zu entscheiden: welche Teile der Projektdokumentation wie lange aufbewahrt werden, an welchem Ort die zu archivierenden Projektdokumente aufbewahrt werden, wer nach Projektabschluss die Verantwortung für die Projektunterlagen hat. Beim Behandeln der archivierten Unterlagen ist sinngemäß genauso zu handeln, wie während des Projektablaufs. An die Stelle der/des MA tritt nun die/der Verantwortliche für die archivierten Unterlagen. Diese/r stellt eine ordnungsgemäße Vertretung sicher.		MA	OI, Prof	-

Legende:

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):  Christopher Isenberg