Ziel:
Hier sind alle Abläufe gesammelt, die zum Abschluss eines Projekts wichtig sind. Dazu gehören auch die Archivierung, das Wissensmanagement und der buchhalterische Abschluss.
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Prozessablauf:
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Prozessbeschreibung:
| Nr. | Prozessschrittbeschreibung | Unterlagen | V | M | I |
| 1. | Abschlusspräsentation erstellen
Erstellen Abschlusspräsentation und Einsteuern beim OI | W:\Sekretariate\Vorlagen\PowerPoint\Präsentation\Visuelles Erscheinungsbild WZL | PL | Assi | GL, OI |
| 2. | Abschlusspräsentation durchführen
Organisation und Durchführung des Projekttreffens
Vorstellen der Abschlusspräsentation
Einholen von Feedback | "Visuelles Erscheinungsbild"
Projektpräsentation
Angebot bzw. Vertrag | PL | Assi | GL, OI |
| 3. | Finanzielle Projektnachbearbeitung
Einsteuern von Abschlusspräsentation und Formblatt "Abschluss von Aufträgen" (nicht mehr erforderlich) nach Erstellen der letzten Leistung (Liefer- oder Leistungsdatum, z. B. Versendung des Abschlussberichtes, Datum der Abschlusspräsentation etc., müssen angegeben werden. Die Angabe dieses Datums auf der Rechnung ist ein Muss des Gesetzgebers. Dabei ist es unerheblich, ob die GmbH oder das WZL die Rechnung schreiben soll.)
Erstellen der Reisekostenabrechnung
Erstellen der Abschlussrechnung
Durchführen der Nachkalkulation | Reiseplan
Vertrag
Kalkulationstool | Assi | - | OI |
| 4. | Interne Projektnachbearbeitung
Erstellen einer "finalen Folie" als Referenz für Marketingzwecke
Archivierung der Projektunterlagen
Einsteuern und Archivieren des Abschlussberichtes | Abschlusspräsentation
Projektplan
Erstellte Dokumente
Projektordner
Abschlussbericht | Assi | - | OI |
| 5. | Wissensmanagement
Interne Erfolgsbewertung
Dokumentation von Vorgehen, Methoden und Ergebnissen
Eintragen der Ansprechpartner/innen in GI7-Contacts
ggf. Lessons Learned aktualisieren | GI7-Contacts, ggf. abteilungsinterne Wissensdatenbank,
Archiv; für Ordnerstruktur siehe Projektarchivierung | Assi | - | Gl, OI |
| 6. | Eintrag in die Projektliste
Ändern des Projektstatus in der Projektliste | Projektliste | Assi | - | OI |
Legende:
V=verantwortlich, M=mitwirkend, I=zu informieren
MA=verantwortlicher Mitarbeiter, Prof=Professor, OI=Oberingenieur, GL=Gruppenleiter, Assi=Assistent, "-" =keine Zuordnung
PL=Projektleitung
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Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):
Casimir Ortlieb
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