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WZL-Briefvorlagen (Microsoft Word)

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Ziel:

Im WZL wird zur Abwicklung der Korrespondenz mit
Firmen oder Instituten als Textverarbeitungsprogramm
das deutsche Microsoft-Word genutzt.

Normalerweise wird ein Brief von den Assistentinnen/Assistenten
entworfen, geschrieben und erst dann ins
Sekretariat zur weiteren Bearbeitung gegeben.

Um ein einheitliches Format der Briefe zu gewährleisten,
existieren am WZL hierfür einige Vorlagen.

Briefvorlagen sind so eingestellt, dass die Angaben von
Briefkopf und Adresse später genau an der richtigen
Stelle auf das Briefpapier gedruckt werden.

Diese Vorlagen sollen von allen Mitarbeitenden der Lehrstühle
genutzt werden. Eine Beschreibung der WZL-Briefvorlagen kann über
diesen Link aufgerufen werden: WZL-Briefvorlagen.

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Microsoft-Word aufrufen.		MA	-	-
2.	Eine Briefvorlage über das Menü Datei - Neu - "Meine Vorlagen" auswählen und durch Doppelklick öffnen.		MA	-	-
3.	In der Eingabemaske die Angaben zu der Anschrift, der/dem Bearbeitenden und weiteren Vordruckfeldern eintragen. Dann Button "OK" drücken.		MA	-	-
4.	Jetzt den Brieftext eingeben.		MA	-	-
5.	Nach Fertigstellung den Brief abspeichern.		MA	-	-
6.	Microsoft-Word schließen.		MA	-	-

Legende:

V=verantwortlich, M=mitwirkend, I=zu informieren
MA=verantwortlicher Mitarbeiter, Prof=Professor, OI=Oberingenieur, GL=Gruppenleiter, Assi=Assistent, "-" =keine Zuordnung

Anmerkungen, Links und Kommentare:

Neben den Vorlagen für die tägliche Geschäftskorrespondenz sind in den angezeigten Registern noch eine Vielzahl
von Formularen und Vorlagen mit Beispielinhalten zu finden.

Damit ein schneller und netzunabhängiger Zugriff gewährleistet ist, befinden sich die MS-Word Vorlagen
auf jedem Windows-PC in einem speziellen Verzeichnis auf der Systemplatte.

Wichtig:
Bitte erstellt keine Kopie von einer Vorlage!
Sollte sich das Original ändern, so bleibt die Kopie auf dem alten Stand, und dies führt nur zu unnötigen Komplikationen.

Am WZL wird offiziell Microsoft-Office 2010 in Deutsch genutzt. Die in den Briefvorlagen verwendeten Makros sind
sprachspezifisch und funktionieren deshalb nur mit einem deutschen Microsoft-Word.

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in): Roland Lichtenthäler

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