Ziel:

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	Die Ware muss versandsicher verpackt werden. Die Werkzeugausgabe erteilt Informationen über Verpackungsbedingungen und kann ggf. Verpackungsmaterial zur Verfügung stellen.	Öffnungszeiten Werkzeugausgabe = mech. Werkstatt Tel WTH: 26308	MA	WTH	-
2.	Die Abmessungen und das Gewicht der Sendung muss bestimmt werden. Im Zweifelsfall kann an der Werkzeugausgabe gewogen werden.		MA	(WTH)	-
3.	Die Versandart lässt sich nach Abmessungen / Gewicht bestimmen: Handelt es sich um eine sperrige Sendung? ja: Spedition (über Werkzeugausgabe), nein: Schwerer als 50.000 g? ja: Spedition, nein: Handelt es sich um eine eilige / sehr eilige Sendung? ja: Paketdienst, nein: Hochschulpost		MA	-	-
4.	Sendungen, die per Paketdienst versendet werden müssen, kann man entweder über die Werzeugausgabe einsteuern oder direkt vom Paketdienst abholen lassen (nach 16 Uhr). Der Versand über die Werkzeugausgabe ist aus Kostengründen zu bevorzugen.		MA	PD	-
5.	Für Speditionssendungen bzw. Werkzeugausgaben-Paketsendungen sind Versandanzeigen auszufüllen. Dafür wird eine VA (keine SFB-VA) benötigt. Es macht daher Sinn, diese Versandanzeige schon vor der Abgabe bei der Werkzeugausgabe auszufüllen.	Versandanzeige	MA	-	-
6.	Ist der Empfänder außerhalb Deutschlands?		MA	-	-
7.	Es ist ein internationaler Frachtbrief / Einlieferungsschein (bei der Werkzeugausgabe erhältlich) auszufüllen. Erfolgt eine Sendung in ein Nicht-EU-Land, so müssen weiterhin Zollformalitäten erledigt werden (in Absprache mit der Werkzeugausgabe). Die entsprechenden Dokumente sind von einem OI oder Prof. zu unterzeichnen. Um keinen Warenzoll auszulösen, kann beim Versand an Forschungspartner eine "proforma invoice", in welcher der Warenwert und eine unentgeltliche Überlassung aufzeigt werden, formuliert werden. Hinweis: Es sollte bei allen internationalen Sendungen zunächst eine Abstimmung mit der Werkzeugausgabe stattfinden, um den optimalen Versandmodus zu klären.	Öffnungszeiten Werkzeugausgabe = mech. Werkstatt Proforma Invoice Tel WTH: 26308	MA, OI, Prof.	WTH	-
8.	Ware, Frachtbrief und Versandanzeige bei der Werkzeugausgabe (WTH) abgeben.	Öffnungszeiten Werkzeugausgabe = mech. Werkstatt	MA	WTH	-
9.	Die Sendung wird an den Paketdienst übergeben.		WTH	-	-
10.	Eintrag im Warenausgangsbuch.		WTH	-	-
11.	Weiterleiten der Versandanzeige an die Buchhaltung.		WTH	-	BUH
12.	Frachtbrief ausfüllen Bei DHL: Frachtbrief im Vorzimmer erhältlich WZL-Kundennummer: 141352789 Geschäftszeichen des Absenders=Kürzel Es sollte sparsam mit diesem Versandweg umgegangen werden.		MA	Vor- zimmer	-
13.	Abholung der Sendung beim Paketdienst organisieren. Um keine zusätzliche Belastung der Sekretariate zu verursachen, sollte die Abholung nach Möglichkeit direkt beim MA erfolgen.	z.B. Tel DHL: 0800 2255345 (0800 CALL DHL)	MA	PD	-
14.	unterschriebene Versandanzeige an Werkzeugausabe	Versandanzeige	MA		WTH

Legende:

Anmerkungen, Links und Kommentare:

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):  Daniel Tanzer