Ziel:

Prozessablauf:

Prozessbeschreibung:

Nr.	Prozessschrittbeschreibung	Unterlagen	V	M	I
1.	UVgO Bund Bis zum 31.12.2027 gilt für alle Projekte das Vergabeverfahren der Direktaufträge! Bis 5.000,00 € brutto wird der rosa Auftragsschein benutzt. Ab 5.000,01 € brutto bis 15.000,00 € netto kann der gelbe Auftragsschein genutzt werden! Hierzu gibt es einen neuen Entscheidungsvermerk . Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sollten weiterhin mit folgenden Dokumenten belegt werden: Screenshots vom Warenkorb, Anfragen & Angebote, Ausschließlichkeitserklärungen). Die Aufgabenzuordnung (vormals Zuständigkeitsliste) muss weiterhin beachtet werden! Die Punkte 2 bis 3 entfallen und sind momentan ungültig!	Direktauftrag Entscheidungsvermerk ab 500,01 € Aufgabenzuordnung
2.	Bei der Beschaffung von Waren und Leistungen mit einem Wert ab 1.000,01 € netto (ohne MwSt.) sind mindestens drei schriftliche Angebote einzuholen. Diese müssen zeitgleich per E-Mail oder Fax an den möglichen Lieferanten gehen. Bei der Angebotsanfrage ist eine angemessene Frist anzugeben. Außerdem muss ein oranger Aufkleber per E-Mail mitgeschickt werden. Gibt es nur einen Anbieter für die Ware bzw. kann nur ein Anbieter die Dienstleistung erbringen (z. B. bei Reparaturen), muss eine Ausschließlichkeitserklärung (auch das Preisvergleichsformular) ausgefüllt werden!!!	Angebotsanfrage ((förmlich) Roter Aufkleber
3.	Nach dem die Angebotsanfragen an die Lieferanten per E-Mail oder Fax rausgeschickt wurden, müssen folgende Unterlagen sofort an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet werden: - ein blanko rosa Auftragsschein mit Bestellernamen - alle Kopien der Angebotsanfragen - Angabe der Angebotsfrist (Angebotsende)
4.	Den Auftragsschein bekommt man von der Gruppenleitung oder der/dem OI.	WZL-Auftragsschein	MA	-	-
5.	Die eingehenden Angebote werden in der Buchhaltung gesammelt und nach Angebotsende geöffnet. Dieses wird schriftlich festgehalten. Auch wenn Angebote nicht fristgemäß eingehen. Der Anbieter, der das günstigste Angebot gemacht hat, bekommt den Zuschlag. Sollte nicht der günstigste Anbieter den Zuschlag bekommen, ist zu begründen, warum. Wenn weniger als 3 Anbieter aufgeführt sind, ist dies ebenfalls zu begründen. Der Besteller bekommt eine Info über das Ergebnis der Ausschreibung.
6.	Nachdem das Ergebnis der Ausschreibung fest steht, kann der blanko rosa Auftragsschein und der Preisvergleich ausgefüllt werden. Der Auftragsschein und der Preisvergleich müssen von der / vom OI unterschrieben werden, ist, bei Waren mit einem Wert von mehr als 2000 € von der Professorin/vom Professor. Gibt es nur einen Anbieter für die Ware bzw. kann nur ein Anbieter die Dienstleistung erbringen (z. B. bei Reparaturen), muss eine Ausschließlichkeitserklärung (auch das Preisvergleichsformular) ausgefüllt werden!!!	Preisvergleich
7.	Unterschrift auf WZL-Auftragsschein: Beträge bis 500,- € -> Gruppenleitung nicht mehr, Beträge bis 2.000,- € -> nur noch vom Oberingenieur/in, Beträge ab 2.000,- € -> Professor/in. oder Geschäftsführender Oberingenieur Das Faxanschreiben muss von der/vom OI oder Professor/in unterschrieben werden!		MA	-	Prof, OI, GL
8	Rotes Blatt: Mit dem rotem Blatt des WZL-Auftragsscheines wird die Ware bestellt, per Fax, per Post oder per Email. Wenn man per Fax bestellt, sollte man den roten Schein kopieren und die Kopie senden. Blaues Blatt: Wird in der Buchhaltung abgegeben. Grünes Blatt: Wird in der Buchhaltung abgegeben. Gelbes Blatt: Bekommt die/der OI oder die Gruppenleitung. Weißes Blatt: Bleibt bei der/dem Bestellenden. Entscheidungsvermerk: Wird in der Buchhaltung abgegeben Angebote: Werden in der Buchhaltung abgegeben. Angebotsanfragen: Werden in der Buchhaltung abgegeben Preisvergleich: Wird in der Buchhaltung abgegeben.	Vertragsbedingungen Auftragsscheine WZL	MA	-	-
9.	Nach Erhalt und Prüfung der Ware werden Lieferschein und Rechnung (falls diese bei der/ dem Sachbearbeitenden angekommen sind) sofort in der Buchhaltung abgegeben.		MA	-	-

Legende:

Http Status Code: 404

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Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in):  Ruth Bartges