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Details verbergen für "Dez. 5.0 Kommunikation" ---23.03.2020 09:50:14---Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

"Dez. 5.0 Kommunikation" ---23.03.2020 09:50:14---Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

Von: "Dez. 5.0 Kommunikation" <kommunikation@zhv.rwth-aachen.de>
An: "rwth-wisspers@lists.rwth-aachen.de" <rwth-wisspers@lists.rwth-aachen.de>, "rwth-nwisspers@lists.rwth-aachen.de" <rwth-nwisspers@lists.rwth-aachen.de>
Kopie: "rwth-einrichtungen-intern@lists.rwth-aachen.de" <rwth-einrichtungen-intern@lists.rwth-aachen.de>
Datum: 23.03.2020 09:50
Betreff: [RWTH-nwisspers] | Use of MS Teams

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

die RWTH Aachen sieht sich auf Grund der aktuellen Ausbreitung der Corona-Pandemie einer besonderen Situation gegenüber: Die Beschäftigten arbeiten – im Sinne des Gesundheitsschutzes – vermehrt nur noch alleine in Büros sowie im Home Office. Die Kommunikation zur Etablierung eines einigermaßen geordneten Betriebs bzw. auch der weitere Austausch sind durch diese Maßnahmen erheblich eingeschränkt.

Mit Hilfe von Telefon- bzw. Videokonferenzsystemen kann dieser Herausforderung begegnet werden. Bedauerlicherweise ist das System DFNConf überlastet und damit instabil.

Um den Beschäftigten ein durch die RWTH begleitetes Werkzeug bereitzustellen, wird die Cloud-Plattform Microsoft (MS) Teams befristet bis zum Ablauf der Krisensituation zur Verfügung gestellt. Das Werkzeug wurde (soweit technisch möglich) auf die zwingend notwendigen Angebote reduziert. Des Weiteren erfolgt die Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten an Microsoft über einen von der RWTH Aachen kontrollierten Identity Provider (Shibboleth). Die Nutzung für die Beschäftigten der RWTH Aachen erfolgt innerhalb einer eigenen Domain m365.rwth-aachen.de, die ausschließlich von der RWTH Aachen verwaltet wird.

Informationen zum Zugang zu MS Teams für Beschäftigte der RWTH Aachen finden Sie in der rechten Spalte unter
(//doc.itc.rwth-aachen.de/display/M365/Zugang) (veralteter Link, neu: Microsoft Teams Login für RWTH Mitarbeitende )

Informationen und Anleitungen zur Nutzung vom MS Teams finden Sie in der rechten Spalte unter
(//doc.itc.rwth-aachen.de/display/M365/Nutzung+von+Microsoft+Teams) (veralteter Link, neu: Microsoft Teams für RWTH Mitarbeitende )

Für weitergehende Fragen steht Ihnen das IT-ServiceDesk des IT Center zur Verfügung. Informationen zur aktuellen Erreichbarkeit finden Sie unter
https://www.itc.rwth-aachen.de/corona

Beschäftigte der Zentralen Hochschulverwaltung wenden sich bei Fragen bitte direkt an das ZHV Helpdesk: helpdesk@zhv.rwth-aachen.de +49 241 80 99020

Den Beschäftigten wird MS Teams unter folgenden Eckpunkten zur Verfügung gestellt:

MS Teams ist für die dienstliche Nutzung vorgesehen. Gegen die Nutzung für private Zwecke - zur Beibehaltung des sozialen Austausches untereinander – bestehen keine Bedenken. Falls es betriebliche Zwecke erfordern, kann die Nutzung eingeschränkt werden.
Die Nutzung von MS Teams ist für folgende Zwecke zulässig:
1:1 Kommunikation über Chats und Videoanrufe
Chat-, Telefon- und Videokonferenzen als Ersatz für Arbeitsbesprechungen, Meetings etc.
Über MS Teams dürfen keine Personal oder Mitarbeitergespräche i.S. des Arbeitsrechts abgewickelt werden.
Die Nutzung von MS Teams ist freiwillig. Die RWTH legt jedoch allen Angehörigen dringend nahe, auf Grund der aktuellen Infektionsrisiken physische Kontakte durch digitale Angebote zu ersetzen.
Eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle durch MS Teams findet nicht statt. Eventuell aus MS Teams erhobene Daten sind für einen solchen Zweck nicht verwendbar.

Auch wenn es sich aktuell um eine besondere Situation handelt, sind bei der Nutzung von MS Teams die üblichen Erwägungen zum Daten- und Geheimschutz aber auch zum Außenhandelsrecht einzubeziehen.
Die jeweiligen Fachabteilungen der Zentralen Hochschulverwaltung beraten hier bei Bedarf gerne.

Bitte beachten Sie weiterhin, dass für Unterstützung der digitalen Lehre parallel Angebote durch das CLS entwickelt und bereitgestellt werden. Informationen hierzu erhalten Sie unter
https://video.cls.rwth-aachen.de/

Mit freundlichen Grüßen

IT Center und ZHV

Dear Colleagues,

Due to the further spread of the coronavirus, RWTH Aachen University is currently facing a special situation. For preventative reasons, more and more of our employees are working separately – one person per office – or working from home. This puts a severe strain on the usual communication between coworkers that is essential for work to be carried out as normal.

However, this situation can be solved with the help of telephone and video conferencing systems. Unfortunately, the DFNConf system is overloaded and, as a result, instable.

In order to provide University employees with a tool supported by RWTH, we will make Microsoft‘s cloud and collaboration platform, MS Teams, available for as long as the current crisis situation requires. As far as technically possible, the software has been configured to provide only the necessary functions. Furthermore, the personal data of our employees will be securely passed on to Microsoft via an Identity Provider controlled by RWTH (Shibboleth). RWTH staff will work with the tool using the University’s own domain, m365.rwth-aachen.de, which is managed by RWTH.

RWTH employees can find information on how to access MS Teams at https://doc.itc.rwth-aachen.de/display/M365/Zugang (right-hand column).

For information and instructions on how to use MS Teams, please visit https://doc.itc.rwth-aachen.de/display/M365/Nutzung+von+Microsoft+Teams (right-hand column).

If you have any questions, the IT Center’s ServiceDesk will be happy to assist you. For further information on when and how to reach the IT ServiceDesk, please visit https://www.rwth-aachen.de/go/id/glnjg/lidx/1.

Employees in the Central University Administration should contact the ZHV Helpdesk at helpdesk@zhv.rwth-aachen.de +49 241 80 99020.

MS Teams is available to RWTH staff under the following terms and conditions:

· MS Teams is provided for official use, i.e. for work-related purposes. However, employees may use the software for private purposes as well, i.e. to keep in touch with each other. If required for work purposes, the use of MS Teams may be restricted.
· The use of MS Teams is permitted for the following purposes:
o 1:1 Communication via chat and video
o Chat, phone, or video conferences as a substitute for in-person work meetings, briefings, etc.
· It is not permitted to conduct formal performance appraisal interviews (“Mitarbeitergespräche”) via MS Teams.
· The use of MS Teams is voluntary. However, due to the current risk of infection, the University strongly encourages all its members not to meet in person, but to use digital technology for communication purposes instead.
· MS teams will not be used to monitor the behavior or performance of staff. Any data collected by MS Teams cannot be used for such purposes.
· Despite the special situation at present, when using MS Teams, we ask all RWTH employees to take into account the usual considerations of data protection and confidentiality as well as foreign trade law. If required, the relevant divisions of the Central University Administration will be happy to assist you further.

Please keep in mind that the CLS is developing and providing resources for digital teaching and learning. For further information, please visit https://video.cls.rwth-aachen.de/ (in German).

Sincerely,

IT Center and Central University Administration

Inhaltlich verantwortliche(r) Mitarbeiter(in): Andreas Borgmann